START  NIEUWS  TORI PC  TORI SERVERS    BESTELLING    HERSTELLINGEN  K.M.O.    INFO    TRAINING    ONDERWIJS    SOFTWARE    STUDENT    THE_STORE  ANTIVIRUS    TWEEDEHANDS    ADSL    TELENET   ZOEK  

The_Computer_Store  Backup  Draadloos_Netwerk  DVD_RW_Pioneer  Exchange Server  GeForce 3  HP OfficeJets  iHarvest  Info_Slechte_Betalers  LCD Projectoren  MP3  .NET (Dot Net)  Office XP  OnStream  Outlook  Plextor  Routers  Small_Biz_Server  VPN-Virtual_Private_Netw.  Windows_2000_Server  Windows_Back_Office  Windows_XP

Outlook van uit het perspectief van een groep die samenwerkt.

Die groep kan een medische praktijk, een groep verkopers, een gemengde groep technici-verkopers-secretariaat, advocatenpraktijk, afdeling in een groot bedrijf enz... zijn.
Jarenlang heeft men op kantoor zijn tijd beheerd met een filofax. Die zijn deugdelijkheid heeft bewezen. Deze papieren informatiedrager is echter veel minder nuttiger als het er op aankomt de afspraken te beheren van vijf verschillende collega's, om er voor te zorgen dat een lokaal of een bedrijfswagen zeker ter beschikking staat, om een vergadering te plannen met vijf drukbezette collega's. Dan wordt het meten en passen en dat kan lang duren.
Wie vandaag voor een dergelijk probleem staat heeft weinig andere keuze dan de computer ter hulp te roepen
Outlook kan al bovenstaande taken regelen.Het bedrijf of de organisatie die een beroep wil doen op Outlook voor werkgroepen moet een server hebben waarop Windows NT Server draait en daarop moet dan Exchange Server geïnstalleerd worden. Exchange Server zorgt er voor dat alle taken, berichten, lijsten met contactpersonen enz... voor groepen gesynchronizeerd blijven. Dat is ingewikkelder dan het hier in zo weinig woorden beschreven staat. Exchange Server installeren is een taak die zo mogelijk nog moeilijker is dan het installeren van Windows NT Server zelf.

Met Exchange Server wordt het mogelijk om de agenda's van collega's centraal bij te houden en te veranderen. De rechten op toegang tot agenda's kunnen toegekend of geweigerd zijn. Naarmate meer collega's regelmatig op verplaatsing zijn kan het belangrijk zijn dat die collega's op verplaatsing hun agenda kunnen raadplegen. Dat kan op verschillende manieren:
- door het inloggen op het netwerk
- door het kopiëren van de agenda op een notebook, een zakcomputer of een handcomputer. In dit geval kan de gebruiker bijvoorbeeld 's avonds zijn gewijzigde agenda terug kopiëren naar zijn vaste computer maar wijzigingen tijdens de dag aangebracht worden dan overschreven. Indien een secretariaat zijn agenda kan wijzigen dan moeten vaste afspraken gemaakt worden om overlappingen en/of tegenstrijdigheden te vermijden. Een - omslachtiger en duurdere oplossing - is telkens inloggen op het netwerk.
Vergaderingen kunnen met Vergaderingsplanner uit Agenda snel belegd worden. Van alle betrokken collega's wordtopgegeven wanneer ze vrij zijn. Indien een bedrijf vergaderruimtes heeft kunnen die er ook bij betrokken worden: welke uren zijn welke vergaderruimtes vrij.

In een modern bedrijf of organisatie bestaan vaak meerdere groepen wxaarvan de samenstellingen mekaar verticaal en horizontaal kunnen kruisen. Ieder bericht is niet van belang voor het hele bedrijf en moet dus niet door iedereen gelezen worden als men wil vermijden in een situatie te belanden waarbij iedereen dagelijks vier uur E-Mail leest om er daarna vier uur te beantwoorden en te schrijven.
Groepen kunnen vrij worden samengesteld en opgeheven. Een E-Mail bericht voor de leden van een groep zal enkel bij de leden terecht komen op hun E-mail adres. Zlefs al zouden ze wereldwijd verspreid werken.

- groepstaken: taken kunnen aan een groep toegekend worden. Alle leden van de groep worden dan automatisch verwittigd. Ook hiervoor zijn Windows NT Server en Exchange Server nodig.
- taakverzoek en taakbevestiging: een taakverzoek kan uitgestuurd worden en door de ontvanger bevestigd of geweigerd.
Aansluitend bij het plannen van een vergadering is het beheren van bijvoorbeeld vergaderzalen, wagens, draagbare computers, videoprojectoren enzoverder in een bedrijf. Outlook is perfect geschikt om dat te doen.

Met Exchange Server kan er voor gezorgd worden dat iedereen in een bedrijf zijn eigen E-Mail adres heeft en dat alle post specifiek bij de juiste persoon toekomt. Een bedrijf kan een domeinnaam aanvragen. Indien dat bedrijf bijvoorbeeld GLOBAAL noemt kan de domeinnaam bijvoorbeeld GLOBAAL.COM of GLOBAAL.BE zijn. E-Mail voor Jan Janssens kan dan bijvoorbeeld gericht worden aan JJanssens@Globaal.com. Heeft het bedrijf meerdere filialen en werkt Jan Janssens nu eens hier en dan daar dan kan de systeemverantwoordelijke er voor zorgen dat alle post aankomt waar J.Janssens werkt.

Als je 's morgens opstart kan je je zicht op Outlook zo zetten dat je een globaal overzicht krijgt van de afspraken en de taken van de dag. Met een klik ben je overigens bij alle andere mogelijkheden van Outlook.

Bij dit alles horen uitgebreide zoekmogelijkheden.

Alle mogelijkheden van Outlook in detail weergeven is onmogelijk in het bestek van een artikel. Een kleine brochure zou meer aangewezen zijn. Daarom beperken we ons hier tot het opsommen van de mogelijkheden van Taken. Taken is waarschijnlijk het belangrijkste en moeilijkste onderdeel van een time planner.

•eigen normale taak, met begin- en eind datum (niet verplicht op te geven)

•eigen terugkerende taak

•een taak die toegekend werd aan iemand anders

•een taak die toegekend werd aan iemand anders én aanvaard

•een taak die toegekend werd aan iemand anders en geweigerd

•een taak die iemand jou heeft toegekend

Collega’s kunnen dus taken aanvaarden en weigeren. (Om de groepfuncties van Outlook te gebruiken heb je Exchange Server en Windows NT Server nodig.)

Exchange server te kunnen gebruiken moet Exchange Server geïnstalleerd zijn.

Onderwerp

P Code

Belang en status van de taak

een taak kan :

•nog uit te voeren zijn

•uitgevoerd zijn

•voor 10% , 20%, uitgevoerd zijn

•voor de datum dat ze moet uitgevoerd zijn

•na de datum dat ze moet uitgevoerd zijn

•de prioriteit kan laag of hoog zijn

•er kan een attachment aan gekoppeld worden

Al deze morgelijkheden kunnen gecombineerd worden

Zicht op taken

•eenvoudige lijst

•lijst met details

•lijst met actieve taken

•lijst taken komende 7 dagen

•achterstallige taken

•op categorie

•toewijzingen

•op verantwoordelijke

•voltooide taken

taaktijdlijn