TORI PRIJS&PRODUCT BESTELLINGEN HERSTELLINGEN K.M.O. INFO TRAINING ONDERWIJS SOFTWARE STUDENT THE_STORE TWEEDEHANDS ADSL TELENET
The_Computer_Store Backup Draadloos_Netwerk DVD_RW_Pioneer Exchange Server GeForce 3 HP OfficeJets iHarvest Info_Slechte_Betalers LCD Projectoren MP3 .NET (Dot Net) Office XP OnStream Outlook Plextor Routers Small_Biz_Server VPN-Virtual_Private_Netw. Windows_2000_Server Windows_Back_Office Windows_XP
Groepsagenda’s zijn een nieuwigheid in Microsoft Outlook
2002 en geven u de mogelijkheid om de agenda’s van meerdere personen weer te
geven aan de hand van een kalendervoorstelling. Dankzij deze nieuwe toepassing
krijgt u in een oogopslag zicht op de activiteiten van een groep medewerkers
binnen een bedrijf dat met Microsoft Exchange Server is uitgerust. Handig voor
het beheren van groepen, departementen of alle personen die op een bepaald
project werken.
Technisch gesproken kunnen we stellen dat deze nieuwe mogelijkheden ruimschoots
de “Multi Calendar Viewer” van Microsoft Outlook 2000 zullen vervangen.
Met de Multi Calendar Viewer kan u tot 6 agenda’s openen en bekijken, de één naast de ander in hetzelfde venster. Toegang tot de agendaplanning wordt bepaald op basis van autorisaties. Een persoon kan dus één of meerdere collega’s uitkiezen waarmee hij of zij zijn agenda wil delen. Op hun beurt kunnen deze collega’s de agenda van de andere bekijken en afspraken vastleggen.
Om een groepsagenda aan te maken in Microsoft Outlook 2002 moet u volgende stappen doorlopen:
Als u de geselecteerde tekst wilt vervangen door de vertaling,
selecteert u de vertaalde tekst in de zone Résultats en klikt u op Replace. Als
de vertaalfunctie niet het gewenste resultaat oplevert of u wilt een grotere
tekst vertalen, dan kunt u naar de vertaalservices op het Internet gaan. Ga naar
Traduire via le Web, kiest de gewenste vertaalservice of klik hem aan (Other
translation services) en klik dan op “Go to”.
Om een eerder aangemaakte groepsagenda te gebruiken doet u het
volgende:
1.Zorg er eerst voor dat de Kalenderweergave geactiveerd is.
2.Ga vervolgens naar het menu “Actions” en activeer de
optie “View Group Schedules …”.
3.Het dialoogvenster “Group Schedules” wordt geopend.
4.Kies uit de voorgestelde lijst de groepsagenda die u wenst
en klik op “Open …”. U kunt nu de groepsagenda consulteren en editeren.
_________________________________________________________________________
Wanneer u op zoek bent naar belangrijke berichten die u heeft
ontvangen, is het belangrijk dat uw Postvak voor inkomende e-mails goed
gestructureerd is. Dit kan u door het definiëren van regels voor het opslaan
van berichten of door het verplaatsen van berichten naar betekenisvolle mappen
die u zelf aanmaakt.Met de “Advanced” werkbalk in Outlook 2002 gaat dit
allemaal nog veel gemakkelijker want u heeft op elk ogenblik toegang tot de
belangrijkste tools voor het organiseren van uw werk.
Om de werkbalk “Advanced” weer te geven, selecteert u “View” en klikt u
vervolgens op de optie “Toolbars”.
In dit tweede deel hebben we het over het plannen van vergaderingen met behulp van een groepsagenda en gaan we ook dieper in op de functies verbonden aan het verzenden van boodschappen naar de leden van een groepsagenda .
In dit voorbeeld gaan we de groepsagenda gebruiken die in het
vorige deel van deze cursus hebben aangemaakt (zie “Het beheren van
groepsagenda’s in Microsoft Outlook 2002 : Basis kennis).
We gaan de agenda openen met de naam “Sales Department” :
Planning opties.
Om de planning opties te activeren selecteert u het tabblad Scheduling :
Om de status van één van de genodigden te wijzigen, kan u de
symbolen gebruiken die zich in de kolom voor de namen van de personen bevinden.
Om medewerkers uit te nodigen die geen deel uitmaken van de groepsagenda
activeert u de functie Address Book … in het menu Tools.
Vervolgens verschijnt het venster Select Attendees and Resources
.
Selecteer de personen en bevestig uw keuze door OK
te drukken.
Boodschappen sturen naar de leden van een groepsagenda.
U kunt een boodschap sturen naar alle leden van een groepsagenda. Deze functie
kunt u vergelijken met een verzendlijst. Ze is uitermate praktisch en maakt de
samenwerking op basis van een agenda heel efficiënt. De gebruiker kan dus zijn
eigen verzendlijsten aanmaken op basis van groepsagenda’s zonder ook maar één
instelling te moeten wijzigen op niveau van het Outlook profiel.
Om een electronische boodschap te sturen naar alle leden van de agenda gaat u
als volgt te werk:
Conclusie.
Met groepsagenda’s beschikt u over een efficiënt hulpmiddel
voor de coördinatie van uw teams of de communicatie binnen werkgroepen. De
uitgebreide weergavemogelijkheden, het beheer van meetings en de electronische
boodschappendienst zorgen ervoor dat Microsoft Outlook 2002 perfect gebruik
maakt van de functionaliteiten van Microsoft Exchange 2000 Server bij de
communicatie binnen het bedrijf.
____________________________________________________
4.
Kleurcodes voor je afspraken
Door J. W. Lee, Spokane, Washington
Je kan in je Outlook kalender kleuren gebruiken om beter je afspraken te beheren. Bijvoorbeeld, je kan kiezen tussen voorgedefinieerde labels zoals "Persoonlijk", "Vraagt voorbereiding" of "Moet bijgewoond worden" of je kan je eigen labels creëren.
Om een afspraak of vergadering met een vooraf gedefinieerd label te kleuren:.
Om je eigen gekleurd label te creëren:
____________________________________________________
5. Het weergeven van groepsagenda's
In dit derde deel hebben we het over de
verschillende manieren om groepsagenda’s overzichtelijk op het scherm weer te
geven en te consulteren.
Het openen van een
Groepsagenda.
In dit voorbeeld gaan
we de groepsagenda gebruiken die in het vorige deel van deze cursus hebben
aangemaakt (zie “Het beheren van groepsagenda’s in Microsoft Outlook 2002 :
Basis kennis).
We gaan de agenda openen met de naam “Sales Department” :
- Zorg er eerst
voor dat de Kalenderweergave geactiveerd is.
- Ga vervolgens naar het menu Actions en activeer de optie View
Group Schedules ….
- Het dialoogvenster Group Schedules wordt geopend.
Kalender details. Door de functie Show Calendar Details
te activeren, worden de details van geplande afspraken en vergaderingen in de
groepsagenda weergegeven. Let wel, deze optie is alleen beschikbaar indien u als
gebruiker de rechten hebt gekregen om de agenda van de collega(‘s) in kwestie
te bekijken.
Om deze functie te activeren, doet u
hetvolgende :
6. Hoe gebruik je vlot meerdere e-mail accounts in Microsoft Outlook 2002
Beschik je over meerder e-mail accounts dan is het belangrijk dat alles goed georganiseerd is. En wie heeft dat vandaag niet? Je hebt een adres op het werk, eentje privé en wellicht nog een http-account zoals Hotmail.
Outlook zorgt ervoor dat al je accounts transparant beheerd worden. Al je berichten komen netjes in je Inbox ongeacht naar welke account ze werden gestuurd. Outlook ondersteunt volgende types accounts : Microsoft Exchange Server, POP3, IMAP (Internet Message Access Protocol) en HTTP (Hypertext Transfer Protocol).
Om meerdere accounts te activeren in Microsoft Outlook 2002 ga je naar het menu Tools en kies je de optie E-mail Accounts. Voer nu de instellingen in voor de in- en uitgaande berichtenstroom. Deze informatie krijg je van je Internet Service Provider. Doe dit voor elke account die je wenst te activeren.
Naast het ontvangen is ook het verzenden van e-mails met verschillende accounts geen probleem in Microsoft Outlook 2002. Begin met een nieuw bericht (New -> Message) en klik op de optie Accounts en kies vervolgens die account waarmee je de boodschap wil versturen.
7. Print je adressen uit op een handig zakboekformaat
Outlook 2002 laat je toe informatie af te printen op een formaat dat je kan versnijden en nieten tot een boekje. Wanneer je zo’n zakboekje afprint zal Outlook 2002 de pagina opmaak en de nummering automatisch aanpassen. Je kan gebruik maken van een printer die geschikt is voor het maken van dubbelzijdige afdrukken (duplex) of een printer die slechts een zijde print.
Snij de pagina in 4 gelijke delen
op de stippellijnen.
Vouw de afzonderlijke delen dubbel
op de volle lijnen.